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Vous avez besoin d’évaluer, de sécuriser et d’améliorer vos process de facturation tout en respectant les exigences des administrations fiscales ? Vous vous sentez démunis face à un contrôle de la DGFIP et vis-à-vis des réformes actuelles concernant la facturation ?
La piste d’audit fiable est une démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’infos, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle.
En vigueur depuis le 1er janvier 2013 (par transposition de la directive européenne 2010/45/UE du 13 juillet 2010), la piste d’audit fiable (PAF) est un des procédés admis par l’administration fiscale permettant de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues par l’entreprise de la transmission/réception à l’issue de la période de conservation.
Au-delà de l’obligation fiscale, c’est une opportunité pour renforcer le contrôle interne de gestion des flux et améliorer les processus en place.
Comment mettre en place une piste d’audit fiable ?
La piste d’audit doit permettre de :
- Reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation
- Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu
- Justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de retomber par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.
L’existence d’une piste d’audit fiable est démontrée par la présence de contrôles documentés et permanents. Ces derniers définis et mis en œuvre sous votre responsabilité doivent notamment garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures.
L’administration fiscale est fondée à demander cette documentation lors des contrôles. Dans le cadre de son pouvoir de vérification, elle s’assurera que les contrôles mis en place par l’entreprise permettent d’établir une piste d’audit fiable.
Les dispositions visées par la PAF doivent être appliquées par les assujettis à l’ensemble des factures reçues et émises. Nous pouvons ainsi accompagner toutes les entités, qui sont donc concernées quelle que soit leur taille (TPE, PME ou ETI, ou encore grands groupes et holdings) et la nature de leur activité.
L’accompagnement pour la piste d’audit fiable par un commissaire aux comptes de Baker Tilly
Notre savoir-faire
Accompagner nos clients, notamment dans l’amélioration de leur process, est notre quotidien depuis plus de 60 ans.
Fort de cette compétence, nous sommes des acteurs de référence pour challenger vos process actuels et vous partager nos connaissances et bonnes pratiques rencontrées, relatives à votre secteur d’activité.
Notre offre de services dédiée à la piste d’audit fiable
- Prise de connaissance de l’activité et revue des processus actuels
- Diagnostic de l’existant
- Description et documentation des contrôles mis en place
- Etablissement d’un rapport de constat sur les procédures analysées
- Identification des points forts et des zones à risques
- Recommandation et communication d’un plan d’action (bonnes pratiques)
Une équipe d’experts et de commissaires aux comptes à l’écoute de vos besoins
Nos équipes d’experts, de commissaires aux comptes et d’avocats spécialisés vous proposent un accompagnement sur-mesure et pluridisciplinaire, adapté à vos besoins et à votre organisation. Bénéficiez de leurs conseils et outils méthodologiques pour sécuriser vos pratiques, élaborer et formaliser une piste d’audit fiable conforme.
Baker Tilly puise sa force et son efficacité dans la complémentarité de ses expertises. Notre approche pluridisciplinaire nous permet de garantir la qualité de nos prestations, de nos conseils, la prise en compte de toutes vos problématiques ; une offre transversale permettant de répondre à de multiples besoins.
Cabinet d'avocats dédié aux droits et aux contentieux des affaires
Cette première rencontre sera l’occasion de recueillir l’ensemble des informations et de vos pratiques ainsi que vos besoins. Nous construisons ensuite une offre sur-mesure concernant votre piste d’audit fiable.
Quelles sont les entreprises concernées par la PAF ?
Toutes les entreprises qui reçoivent ou émettent des factures sous un procédé autre que EDI fiscal (Echange des Données Informatisé) et signature électronique RGS (Référentiel général de sécurité) sont concernées par la PAF.
Quelles sont les sanctions en cas d’absence ou de défaut de fiabilité de la PAF ?
A l’instar du FEC (Fichier des Écritures Comptables), la piste d’audit fiable doit être présentée au fisc en début de vérification. En cas d’absence ou de défaut de fiabilité de la PAF, les sanctions peuvent être :
- La remise en cause de la TVA déduite pour les factures reçues (BOFIP 30-20-30-50)
- La remise en cause du caractère original de la facture émise : risque d’amende fiscale de 50 % du montant de la transaction (réduite à 5 % si régularisée dans les 30 jours – Article 1737 I du CGI)
- La remise en cause du caractère probant de la comptabilité : évaluation d’office et fortes pénalités pouvant aller jusqu’à 100 % des sommes rappelées (Articles 102 B et 74 du LPF)
- Application de pénalités pour manquement délibéré
Pourquoi me lancer dans la mise en œuvre d’une PAF ?
Au-delà de l’obligation fiscale, la Piste d’audit fiable est une opportunité pour renforcer le contrôle interne de gestion des flux et améliorer le process en place.
Existe-t-il des trames ou des modèles pour construire une PAF ?
L’institution donne les objectifs mais pas de modèle du contenu. Cependant, le niveau de détail attendu dépendra des critères suivants :
- Taille de l’entreprise (chiffre d’affaires et effectifs)
- Volumétrie des flux
- Moyens affectés à la réalisation des contrôles (humains et financiers)
Une présentation orale assortie d’une démonstration concrète (comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux) suffira à la description des contrôles mis en place par une TPE. A l’inverse, les entités de taille relativement importante s’orienteront davantage vers une description narrative et/ou un workflow.
Quels sont les dispositifs permettant de répondre aux exigences de la PAF ?
Exigence 1 : authenticité du document
- Rapprochement commande/livraison/facture/encaissement
- Contrôle à la création et la modification des tiers (Workflow à privilégier)
- Vérification des adresses mail des factures électroniques non signées
Exigence 2 : intégrité du contenu
- Rapprochement commande/livraison/facture/encaissement
- Maîtrise de l’ordre chronologique du processus de facturation
- Chronologie du processus de facturation
- Vérification des mentions obligatoires
- Archivage des bons de livraison et bons de commande avec la facture
Exigence 3 : lisibilité de la facture
- Stockage des factures et images reçues dans une GED ou un support électronique
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