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La gestion des temps et de l’activité des salariés est essentielle dans l’entreprise, car elle permet de faire converger, au mieux, les ressources nécessaires à chaque mission avec les besoins identifiés. Cette démarche suppose, toutefois, la mise en œuvre de processus de suivi et de contrôle.
Pourquoi suivre les temps et les activités de ses salariés ?
Le suivi des temps et des activités des salariés offre plusieurs bénéfices :
- Il permet de quantifier et de consigner, pour chaque projet, les heures de travail allouées,
- En pilotant l’activité des salariés, des gains de performance et, par ricochet, de productivité peuvent être réalisés,
- Il concourt au respect de la législation du travail et peut servir à justifier de l’authenticité des informations liées au temps de travail et à l’activité des salariés.
Les feuilles de temps validées ont, par exemple, une valeur légale en cas de contrôle de l’administration. Elles prouvent que les salariés ne travaillent pas plus que le temps déclaré.
Les avantages d’un logiciel de gestion des temps et des activités
Le SIRH (système d'information de gestion des ressources humaines) permet de digitaliser et d’organiser la gestion des ressources humaines.
L’outil intègre de multiples fonctionnalités, qui peuvent s’adapter aux besoins de l’entreprise ; parmi ces fonctionnalités : la gestion des temps et des activités.
Le SIRH va ainsi permettre à l’entreprise :
- de proposer aux collaborateurs une interface simple et unique pour gérer leurs temps de travail (heure d’arrivée, de départ, affectation de ces temps à un projet, à un chantier…) ;
- de donner la main aux équipes et aux managers pour valider les temps en fin de semaine, directement depuis leur espace. La validation est alors plus rapide et fait ressortir immédiatement les anomalies de saisie ;
- de donner plus de visibilité aux responsables sur l’avancée des chantiers, les temps de facturation par un pilotage des temps réalisés contre les temps prévisionnels en maitrisant les heures travaillées par tâche, par projet ou par client ;
- de gérer les forfaits-jours via une application auto-déclarative de signalement des présences et des repos ;
- d’assurer la conformité avec le droit du travail : calcul automatique des temps de travail, des heures supplémentaires, des heures spécifiques (fériés, dimanches, nuit…) ;
- d’alerter en cas d’anomalies : non-respect des durées maximales journalières ou hebdomadaires, des temps de pause, retards, absences… ;
- de simplifier et de sécuriser le travail RH grâce à l’intégration automatique des données en paie (finies les ressaisies manuelles, sources d’erreurs) ;
- de gérer le compte professionnel de prévention des salariés (C2P) par analyse des heures de nuit, du temps passé à un poste soumis à un facteur de pénibilité ;
- de réduire les coûts : moins de temps passé à gérer les calculs des temps hebdomadaires en version « papier » ou « Excel » ;
- de simplifier le travail comptable grâce aux rapprochements « analytiques » : les temps facturables et les coûts associés immédiatement à un budget ;
- de renforcer l’image RSE de l’entreprise auprès de ses salariés, ses clients et ses prospects ;
- de respecter les contraintes liées à la réglementation générale sur la protection des données (RGPD).
Vous souhaitez simplifier, optimiser et sécuriser le suivi des temps et des activités de vos salariés ? N’hésitez pas à contacter notre équipe Conseil RH qui pourra vous apporter ses conseils et vous accompagner dans le choix d’un système d’Information adapté à vos besoins.
N'hésitez pas à consulter également les programmes de nos formations en lien avec ce sujet :
- Rémunérer les heures complémentaires et supplémentaires : découvrir le programme
- Traitement des jours fériés et des congés payés : découvrir le programme
- Sessions inter et intra-entreprises : n’hésitez pas à consulter notre site internet ou à nous adresser votre demande via le formulaire ci-après.
Valérie Rousseau
Responsable prospective et stratégie expertise sociale
v.rousseau@bakertilly.fr
