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Margaux Péharpré
Consultante Senior
L'arrivée de la facturation électronique en France constitue un véritable tournant pour les entreprises, en particulier pour les ETI et PME. Au-delà de l'aspect légal, cette transition nécessite une réflexion stratégique approfondie et une mise en œuvre rapide.
Face à ces défis, il est essentiel d'identifier les enjeux de cette obligation et les changements incontournables à engager. Nos équipes Consulting sont là pour vous accompagner dans cette réflexion.
La réforme de la facturation électronique implique plusieurs obligations pour les entreprises :
- pouvoir recevoir des factures électroniques ;
- pouvoir émettre ces factures à l’un des formats obligatoires ;
- pouvoir transmettre les factures électroniques (e-invoicing) et données (e-reporting) via la plateforme publique de facturation ;
- mettre à jour les statuts obligatoires.
Pour se conformer à ces obligations, un plan d’action autour de 4 grands axes stratégiques peut être d’ores et déjà engagé :
Repenser les processus de vente, achat, fiscalité et gestion de trésorerie
Les processus sont au cœur de la transition vers la facturation électronique. Il est donc essentiel que les départements administratifs et financiers et les équipes informatiques aient une vision claire de leurs processus actuels afin de comprendre comment la facturation électronique va impacter ces derniers. Il sera dès lors possible de simplifier ou de renforcer certains de ces process.
Il est important de souligner que la facturation électronique ne supprime pas l'obligation légale de disposer d’une piste d'audit fiable. Celle-ci peut venir appuyer le diagnostic de l'organisation existante. Sans ces démarches de cartographie ou de piste d’audit fiable, il sera difficile de progresser.
La transition vers la facturation électronique aura également un impact sur les rôles et les responsabilités au sein de l'entreprise. Certains processus étant intégrés aux plateformes partenaires, les workflows de validation seront, ainsi, notamment impactés.
Adapter les systèmes d’information
La réalisation d’une cartographie complète du système d’information peut être également engagée afin de comprendre les flux, les types de flux et leurs formats. Dans le cadre de la facturation électronique, certains formats, très standardisés, ont été définis. Il convient de vérifier si les formats en place correspondent à ceux attendus.
Le choix d'une structure cible sera également crucial pour le succès de la transition. En fonction de l’organisation des SI, des outils et des ressources disponibles, des choix différents pourront être opérés.
Adapter l'organisation humaine
La facturation électronique entrainera également des changements organisationnels. Il est essentiel de prendre le temps de construire cette transition sur le long terme. Il n'est pas possible d'annoncer à ses équipes, du jour au lendemain, qu'il y aura des changements majeurs, que leurs métiers vont évoluer et que de nouveaux outils seront mis en place.
Un accompagnement peut être nécessaire pour s'assurer de l'adhésion au changement mais aussi de la capacité des équipes à profiter des opportunités de cette réforme.
Gérer efficacement les données
Les données de facturation sont d'une importance capitale, puisqu’elles impacteront votre capacité à transmettre vos factures à vos clients. Elles doivent être complètes et à jour au risque de voir les factures refusées par la plateforme.
Il sera obligatoire de passer par les plateformes pour envoyer les factures électroniques. Si les données fournies aux plateformes ne sont pas à jour, les clients risquent de ne jamais recevoir leur facture ; celle-ci pourrait être également adressée à un mauvais destinataire. Il y a donc une réelle urgence à actualiser les bases de données, à contacter les clients et les fournisseurs pour obtenir les informations nécessaires.
De même, en ce qui concerne les régimes de TVA, en particulier pour les ETI, il peut être utile de consulter un avocat fiscaliste pour mettre à jour et clarifier tous les régimes de TVA en place.
