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La fiche de poste est un document qui détaille les aspects essentiels d'une situation professionnelle : les principales missions, responsabilités, compétences nécessaires, ainsi que les conditions de travail liées à un poste au sein d’une entreprise. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle comporte de nombreux atouts que nos experts vous proposent de détailler. Elle peut s’avérer aussi un outil de mesure « objectivé » lors d’un contentieux.
La fiche de poste constitue la synthèse d’un métier au sein d’une organisation. Elle pose un cadre précis, qui va au-delà de la simple description des tâches. Elle intègre ainsi :
Un descriptif des principales missions associées à un métier :
- La liste les compétences requises, les diplômes généralement demandés et les fourchettes de rémunération valables sur le marché
- Première source d’information pour rédiger la fiche de poste
Une photographie du poste dans l’entreprise :
- La liste des activités, responsabilités et missions confiées au salarié par l’employeur, afin que les deux parties soient alignées
- Évolutive en fonction du développement de l’activité
Un portrait-robot du candidat idéal :
- La liste des compétences attendues pour un tel poste
- En pratique, une personne peut très bien occuper un poste sans toutefois réunir 100 % des compétences requises
On retrouve ce document au cœur des processus RH de :
- Recrutement :
La fiche de poste aide à définir le profil du candidat idéal. Elle offre une base solide pour la préparation des annonces d'emploi, en détaillant clairement les compétences et les responsabilités associées à chaque poste. Le support contribue, ainsi, à organiser et à optimiser le processus de recrutement.
- Gestion des compétences
Elle permet l’élaboration d’un véritable référentiel de compétences. Elle se révèle essentielle pour recenser les besoins en formation, définir un plan de développement des compétences, et gérer les évolutions professionnelles au sein de l'entreprise. Elle favorise, par ailleurs, des entretiens professionnels et annuels plus structurés, tant pour le collaborateur que pour le manager.
Dans l’hypothèse d’une procédure engagée pour insuffisance professionnelle, le contenu de la fiche de poste et des entretiens professionnels comme annuels pourra s’avérer essentiel pour démontrer l’incapacité d’une personne à occuper ses fonctions clairement définies, voire en comparaison avec ses collègues.
Elle se déploie comme un instrument polyvalent, agissant simultanément en tant qu'outil de communication, de management et de support d'évaluation des compétences.
- Outil de communication
Elle définit clairement les missions assignées à chaque poste, créant ainsi un langage commun entre les différentes équipes. En clarifiant les attentes, elle favorise une communication transparente, limitant les risques de malentendus.
- Outil de management
Elle établit les bases nécessaires à la supervision et à l'orientation des collaborateurs, définissant les lignes directrices pour les missions quotidiennes. En offrant une vision claire des objectifs et des attentes, elle facilite la gestion opérationnelle des équipes.
- Support d’évaluation des compétences
En détaillant les compétences requises pour chaque poste, elle fournit un cadre objectif pour évaluer les acquis et les développements des collaborateurs. Elle devient ainsi un outil précieux pour l'identification des besoins en formation et l'élaboration de plans de développement professionnel. Le contenu d’une fiche de poste pourra permettre également de justifier de catégorie professionnelle distincte ou des qualités professionnelles dans l’hypothèse d’une procédure de licenciement pour motif économique et l’application des critères d’ordre des licenciements.
Les fondements d'une fiche de poste réussie résident dans :
- sa précision,
- son objectivité,
- sa clarté indiscutable,
- son caractère non nominatif,
- sa concision,
- sa capacité à évoluer.
L’élaboration de la fiche de poste nécessite l’implication de plusieurs acteurs de l’entreprise :
- le dirigeant : pour s'assurer que la fiche de poste s'aligne sur la vision globale de l'entreprise.
- le service des ressources humaines : qui participe à la traduction des exigences opérationnelles en termes de compétences, de profils recherchés et de conformité avec les politiques internes et les réglementations du travail.
- les managers : leur connaissance approfondie des missions quotidiennes, des compétences nécessaires et des perspectives d'évolution professionnelle contribue à une description réaliste et pratique du poste.
- les salariés : leurs retours d'expérience permettent d'affiner la fiche de poste en tenant compte des aspects pratiques et des compétences requises pour le poste.
Différentes techniques peuvent permettre sa réalisation : entretiens ou ateliers, questionnaires, observations au poste de travail, étude des métiers… En combinant judicieusement ces techniques, l'entreprise peut recueillir des données diversifiées et complémentaires qui permettent la réalisation d’une fiche au plus près des spécificités du poste, intégrant les exigences et les nuances de la mission à pourvoir.
Les consultants RH de notre partenaire, Capital Compétences, se tiennent à votre disposition pour tout complément d’information concernant ce sujet et tout appui à l’élaboration de fiches de poste au sein de votre entreprise.
Les équipes Oratio Avocats sont également disponibles pour toute question d’ordre juridique sur ce sujet.
