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Quels sont les avantages d’utiliser un SIRH en entreprise ?
Pour une entreprise, l’utilisation d’un module SIRH conduit à un gain de temps important et ainsi qu’à une meilleure efficacité opérationnelle et stratégique. Grâce à cet outil, les équipes RH peuvent s’affranchir des tâches administratives répétitives, pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise et tous ses collaborateurs. En outre, les fonctionnalités digitales des logiciels SIRH favorisent la fluidité des échanges et renforcent l’expérience collaborateur.
Quelles sont les fonctionnalités principales d’un logiciel SIRH ?
Un logiciel SIRH est comparable à un véritable couteau suisse des ressources humaines. Il regroupe une multitude d’outils qui simplifient et optimisent la gestion du personnel, couvrant l’ensemble du « cycle de vie » des employés, de l’embauche à leur départ. Concrètement, les différentes lames de l’outil SIRH peuvent être représentées comme il suit :
- Administration du personnel : Centralisation des données des employés, gestion des dossiers individuels, suivi des contrats de travail et des documents associés
- Automatisation de la paie : Calcul des salaires, gestion des cotisations sociales, édition des bulletins de paie et conformité avec les réglementations en vigueur
- Suivi des temps et des présences : Suivi des horaires de travail, gestion des absences, des congés, des heures supplémentaires et des plannings
- Recrutement et intégration : Publication des offres d’emploi, suivi des candidatures, organisation des entretiens et intégration de nouveaux collaborateurs
- Organisation de la formation : Identification des besoins en formation, planification des sessions, suivi des compétences et des certifications des employés
- Développement des talents et performance : Evaluation des performances, gestion des compétences, planification des carrières et des successions
- Gestion des avantages sociaux : Administration des avantages tels que les assurances, les plans de retraite et autres bénéfices offerts aux employés
- Reporting et analyses RH : Génération de rapports et d’indicateurs clés pour le suivi et l’analyse des données RH, facilitant la prise de décision et orientant la stratégie
Comment déployer un logiciel SIRH au sein d’une entreprise ?
1. Analyse et préparation à l’intégration d’un nouveau système
Avant d’implémenter un module SIRH au sein de son organisation, l’entreprise doit évaluer ses besoins spécifiques en gestion de ressources humaines. L’enjeu est de recenser les problèmes des processus RH actuels, les tâches à optimiser en priorité et les objectifs stratégiques auxquels l’intégration du logiciel SIRH devra répondre. Pour ce faire, il est bon de définir des KPI (indicateurs de performance clés) qui permettront de mesurer l’efficacité du nouveau système d’information.
L’implication des futurs utilisateurs du module SIRH est requise lors cette phase, notamment pour le recueil des attentes et des besoins terrain.
2. Sélection du logiciel SIRH adapté à l’entreprise
Une fois les besoins et les objectifs recueillis par l’entreprise, l’étape suivante concerne le choix du logiciel SIRH le plus adapté. Un cahier des charges doit être rédigé, décrivant les fonctionnalités nécessaires, l’interface attendue et les contraintes techniques exigées.
Les différentes offres de logiciels SIRH disponibles sur le marché sont alors à comparer avec le contenu du cahier des charges et en fonction de critères comme le coût, la flexibilité, l’ergonomie, ou encore la réputation de l’éditeur.
Pour trouver la meilleure solution logicielle compte tenu de tous les attendus, bien que chronophage, l’option la plus sûre demeure le test de chaque module SIRH, en considérant sa capacité à suivre le plan de transformation digitale de l’entreprise.
3. Mise en œuvre et déploiement du SIRH
Le déploiement du SIRH implique une configuration minutieuse du logiciel selon la floppée de contraintes propres à chaque entreprise. La migration des données RH vers le nouveau système d’information est une étape clé, où l’intégrité des informations doit être scrupuleusement préservée.
Pour garantir une utilisation optimale du SIRH et atteindre les gains de productivité escomptés par l’entreprise, il est indispensable de former chaque profil utilisateur à cette évolution. Ainsi, en parallèle de ce déploiement, solliciter un cabinet de conseil RH avec une expertise en conduite de changement peut s’avérer salvateur dans le processus d’adoption du SIRH par l’ensemble des collaborateurs.
4. Suivi et amélioration continue de la solution RH
Une fois le logiciel SIRH opérationnel, le travail n’est pas achevé pour autant. Il reste à suivre la performance RH en continu, via des tableaux de bord intégrant des KPI pertinents. Il est également important de recueillir régulièrement des données qualitatives issues de retours utilisateurs, afin d’identifier les axes d’amélioration du SIRH et de l’organisation RH globale.
Par ailleurs, l’interface et les fonctionnalités du module SIRH devront être mises à jour au fil du temps pour répondre continuellement à l’évolution des enjeux de transformation digitale de l’entreprise et aux exigences des collaborateurs.
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