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enDes anomalies dans la tenue de la caisse sont susceptibles de faire perdre sa valeur probante à la comptabilité. Il est donc impératif d’appliquer les principes suivants.
Tout commerçant doit tenir un livre de caisse sur lequel il enregistre, jour par jour, ses opérations (entrées et sorties) en espèces.
En principe, le livre de caisse ne devrait enregistrer que les opérations en espèces. Cependant, par commodité, dans le commerce de détail, dans les cafés-hôtels-restaurants et chez les prestataires de services (coiffeur par exemple), le livre de caisse peut appréhender la totalité des recettes de la journée, quel que soit le mode d’encaissement (espèces, chèques, cartes bancaires...).
Pour autant, le livre de caisse peut n’enregistrer que les dépenses et les retraits en espèces, voire le cas échéant, les remises à la banque (espèces, cartes, chèques...). Lorsque les mouvements journaliers de ventes sont peu nombreux et lorsque leurs ventilations par nature de vente et par taux de TVA sont simples, le détail des recettes peut être inscrit directement sur un cahier de caisse. Lorsque les mouvements journaliers de ventes sont nombreux ou lorsque leurs ventilations par nature et par taux de TVA sont complexes, un support spécifique est utilisé pour justifier le détail des recettes (bande de caisse enregistreuse, brouillard de caisse, main courante). Le cahier de caisse ne mentionne donc, jour par jour, que la récapitulation des recettes.
L’administration admet que les recettes d’un montant unitaire inférieur à 76 € soient comptabilisées globalement en fin de journée, à condition qu’elles aient fait l’objet d’un paiement en espèces et au comptant et que les justificatifs du détail de ces opérations (brouillard de caisse, notes d’honoraires...) soient conservés.
La fonction essentielle de l’agenda de caisse est de permettre le suivi des espèces en caisse en fin de journée. Le solde sera déterminé chaque jour à partir des données de l’agenda pour être rapproché du solde réel décompté lui aussi chaque jour. Le rapprochement est fondamental : le solde réel et le solde déterminé à partir du cahier de caisse sont en principe identiques.
L’utilisation d’une caisse enregistreuse et la conservation des bandes retraçant l’ensemble des ventes réalisées, sont un moyen simple, pour un commerçant, de justifier du détail de ses recettes.
Il est toutefois nécessaire que la bande mentionne la date de la vente, la désignation et le prix de vente des articles ou des prestations.
Ce document est utilisé par le commerçant pour inscrire, de manière manuscrite, le détail de ses ventes quotidiennes au fur et à mesure de leur réalisation. Il peut être assimilé à une bande de caisse enregistreuse et doit mentionner les mêmes informations. Brouillard de caisse et bandes de caisse enregistreuse sont des éléments importants qui doivent venir justifier le détail des recettes. Leur tenue doit être complétée par celle du cahier de caisse.
Utilisation d’un système informatique
Un système informatique peut se substituer à un cahier de caisse papier s’il remplit les fonctions suivantes :
- l’enregistrement et la justification du détail des recettes (comme une caisse enregistreuse) ;
- l’enregistrement du détail de tous les autres mouvements de caisse (entrées autres que les recettes et sorties de caisse) ;
- la détermination du solde de caisse ;
- l’édition du journal de ces opérations.