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Lorsqu’un employé se voit octroyer l’usage d’un véhicule de société pour des besoins à la fois professionnels et personnels, l’utilisation à des fins privées constitue un avantage en nature. Il est indifférent que l’employeur soit le propriétaire ou le locataire du véhicule. L’employeur a le choix d’évaluer cet avantage en nature soit en se basant sur les dépenses réellement engagées, soit en utilisant un forfait.
Aucun avantage en nature ne s’applique dans les cas suivants lorsque :
- Le salarié doit rendre le véhicule à l’employeur pendant chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congés,
- Le salarié a accès en permanence à un véhicule mais est formellement interdit de l’utiliser pendant les repos hebdomadaires et les congés. Cette interdiction doit être communiquée par écrit, que ce soit à travers le règlement intérieur, une circulaire professionnelle, ou une correspondance, qu’elle soit sous forme papier ou électronique, provenant de la direction. En cas de consignation écrite de l’interdiction d’utilisation pendant le repos hebdomadaire, l’employeur n’est pas tenu de comptabiliser un avantage en nature relatif à la carte de carburant de l’entreprise,
- Le salarié doit restituer le véhicule pendant le repos hebdomadaire et les congés, mais il bénéficie toutefois d’un véhicule de l’entreprise pour ses déplacements entre son domicile et son lieu de travail. Cette situation est possible si l’employeur peut démontrer que l’utilisation du véhicule est indispensable à l’activité professionnelle. Il revient à l’employeur de prouver que le salarié ne peut pas recourir aux transports en commun en raison d’un itinéraire non desservi ou mal desservi, ou en raison de conditions ou d’horaires de travail spécifiques,
- Le salarié paie une contribution financière dépassant le montant effectif ou forfaitaire de l’avantage en nature.
