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Entrée en application au 1er janvier 2024, la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) impose un nouveau cadre de reporting à plus de 50 000 entreprises en Europe, qui change complètement la donne en matière de reporting ESG (Environnement, Social, Gouvernance). Parmi les défis stratégiques posés par la directive CSRD, le processus de collecte de la donnée et la publication de ces données sont des enjeux majeurs.
La CSRD exige des entreprises qu’elles disposent d’un système opérationnel de collecte des données robuste et transparent, qui permettra de s’assurer de la fiabilité et de la pertinence des informations publiées. D'autre part, les rapports de durabilité devront être publiés annuellement avec un balisage digital (XBRL) et devront être contrôlés par un tiers externe, (un organisme tiers indépendant (OTI) ou un commissaire aux comptes disposant du Visa durabilité).
Dans son étude de novembre 2023, "CSRD : les entreprises sont-elles prêtes à relever le défi ?" réalisée auprès de +300 entreprises européennes, Baker Tilly met en lumière que :
- 62 % des entreprises interrogées utilisent Excel pour collecter leurs données ESG ;
- Seulement 7 % ont mis en place un processus de collecte complet et approfondi ;
- Seulement 9 % des entreprises considèrent que leur système de reporting de la durabilité est (presque) prêt pour la CSRD.
À l’heure où les entreprises s’interrogent sur le choix de l’outil approprié pour répondre aux besoins spécifiques du reporting CSRD, voici 7 raisons pour lesquelles les logiciels de tableur, par exemple Microsoft Excel ou Google Sheets, ont atteint leurs limites et ne sont plus adaptés pour répondre aux attendus de la CSRD.
Par simplification, nous utiliserons le terme Excel dans la suite de l'article pour désigner plus généralement les logiciels de tableur.
Compte tenu du large périmètre que couvre la CSRD, communiquer un grand nombre de données ESG est un exercice complexe qui doit prendre en compte le périmètre de l’entreprise (services, sites, entités, filiales, pays...). Cet exercice nécessite également de prendre en compte les différentes évolutions de l’entreprise : acquisitions, restructurations, nouveaux produits, partenariats ou encore fournisseurs…
Avant même d’aborder la collecte, il est essentiel de savoir où se trouvent les données, qui en est responsable, qui va les consolider, qui va les contrôler...mais aussi de s’assurer que leur définition, leur format et leur périmètre soient les mêmes dans toutes les entités pour pouvoir être comparables ou consolidables.
Au cœur du « shadow IT », programmes alternatifs répondant à des besoins métiers développés en dehors de la supervision de la DSI et bien souvent de la gouvernance même des données, on retrouve des tableurs Excels.
Pour répondre aux besoins d’audit du reporting de durabilité, il est nécessaire de mettre en place des règles et des process pour assurer que les données présentées sont les plus fiables et les plus à jour. Un outil de reporting spécialisé peut constituer un maillon important de cette gouvernance de la donnée.
Le reporting CSRD est audité par un commissaire au compte ou un OTI (Organisme Tiers Indépendant) accrédité par le COFRAC. Il est donc nécessaire d’assurer le triptyque suivant et ce, dès la collecte des données :
- Fiabilité
- Traçabilité
- Transparence
Par essence, un Excel ne peut assurer ces prérequis de manière efficace : une saisie manuelle ne peut garantir la fiabilité des données (l’erreur est humaine). Quant à la transparence et à la traçabilité, cela peut s’avérer chronophage de compléter manuellement l’ensemble des sources de données et d’identifier de manière certaine la personne à l’origine de la saisie.
Les 3 principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de reporting ESG :
- #1 Réduction du travail manuel en permettant l’automatisation de la collecte directement depuis les différents systèmes d’information de l’entreprise (SIRH, ERP, systèmes financiers...) mais aussi en consolidant automatiquement les données collectées ;
- #2 Réduction du risque d’erreur en assurant l’intégrité des données quelque-soit leur mode de saisie grâce à des outils intégrés de validation des données et l’existence de processus de contrôle (formats attendus, calculs automatiques, audits...) ;
- #3 Traçabilité complète en suivant toutes les modifications effectuées sur les données (d’où viennent les données, qui y a accès, quand ont-elles été modifiées...).
Contrairement à un tableur, les logiciels ESG sont conçus pour :
- gérer de grandes quantités de données complexes provenant de diverses sources ;
- organiser la collecte des données à différents niveaux organisationnels ou selon divers angles d’analyses (secteurs d’activités, secteurs géographiques...) ;
- répartir la collecte sur un grand volume d’utilisateurs sans que cela n’engendre de risques supplémentaires sur la remontée de l’information ;
- automatiser la récupération de données provenant d’autres systèmes d’information ;
- consolider automatiquement un grand volume de données.
Ils peuvent également gérer des données structurées ou non structurées, intégrer des images, des pièces jointes tout en maintenant un confort d’utilisation et de consultation.
Après plusieurs années d’exercice, la conservation de l’historique des données sera un élément clé pour faciliter des contrôles de cohérence des données saisies, pré-saisir les données qualitatives et aider les collaborateurs dans la saisie de leurs informations.
Les outils de reporting peuvent proposer nativement plusieurs moyens de collecte. Les imports de fichiers plats (csv essentiellement) et les connexions API sont des alternatives plus efficaces et plus fiables qu’une saisie manuelle. Les connexions aux différents systèmes d’information d’une structure (ERP, SIRH, système comptable, …) permettent de gagner un temps non négligeable.
De plus, bien que le reporting de durabilité soit identifié comme le livrable attendu, il est structurant pour l'entreprise de s'appuyer sur les données ESG collectées pour piloter sa stratégie de durabilité.
Ainsi certains outils ESG ne proposent pas seulement la collecte et le reporting mais un certain nombre d’outils complémentaires :
- Outil pour réaliser l’analyse de double matérialité et identifier les enjeux dits « matériels » pour l’entreprise. Couplé avec l’outil de collecte, il permet de filtrer les exigences de publication et les data points à divulguer.
- Gap Analysis, pour mesurer l’écart entre les données déjà collectées par l’entreprise et les besoins de la CSRD. Il permet notamment de ne pas démultiplier les efforts de collecte.
- Outil de gestion de projet pour suivre l’avancement de la collecte mais aussi du plan d’action issu de la feuille de route RSE ou encore de mise en conformité CSRD.
- Restitutions graphiques avancées pour avoir une vue macro de la situation.
Un exercice de reporting ESG fait intervenir de multiples parties prenantes, qu’elles soient internes à l’entreprise ou bien externes. Adresser les bonnes questions aux bonnes personnes peut rapidement devenir un casse-tête sur Excel.
Les outils de reporting permettent de gérer les droits, les rôles et d’assurer la confidentialité des données. Ils permettent également une collaboration plus fluide entre les différentes parties prenantes de l'entreprise grâce à des fonctionnalités de partage et de collaboration en temps réel.
Les logiciels ESG disposent de fonctionnalités spécifiques pour suivre et gérer les indicateurs ESG, tels que les émissions de carbone, l'impact social et la gouvernance d'entreprise. Un tableur ne propose pas ces outils spécialisés, rendant la gestion des indicateurs ESG plus laborieuse.
De plus, centraliser l’ensemble des données ESG nécessaires pour vos différents besoins (conformité CSRD, questionnaires ESG, rapport RSE, labels…) peut s’avérer fastidieux dans un tableur, notamment pour sortir les différents rapports sous formes différentes.
Les outils de reporting ESG ont été conçus pour répondre parfaitement à cet exercice : une donnée est saisie une seule fois et peut être consolidée dans n’importe quel rapport avec le format approprié. Les différents référentiels sont construits pour répondre aux exigences réglementaires, et/ou de labellisation ou aux besoins propres la politique RSE de l’entreprise.
Dernier point crucial auquel un tableur ne répond malheureusement pas : les entreprises devront fournir leur rapport sous format XBRL (eXtensible Business Reporting Language), langage informatique structuré basé sur le XML, en respectant le balisage imposé par l’EFRAG.
Comme vous avez pu le constater dans cet article, bien que le tableur soit un outil puissant et polyvalent, il n’est plus suffisant pour recenser les données ESG et répondre aux exigences de la CSRD.
Les règlementations continuant à se développer, notamment avec la publication prochaine des normes ESRS sectorielles ou encore la directive sur le devoir de vigilance européen (CS3D), l’utilisation d’un outil conçu pour être évolutif pourra être d’un grand soutien.
Enfin, un outil ESG est également conçu pour vous faire gagner du temps et vous éviter les tâches ingrates et répétitives.
Vous souhaitez être accompagnés dans la collecte, l’analyse, le pilotage et le reporting de vos engagements durables ? N’hésitez pas à contacter les équipes de notre partenaire ACT21.
