Congés payés : les règles applicables

Rappel des fondamentaux

Pour le salarié

• Des droits ouverts dès le 1^er jour de travail
• 2,5 jours ouvrables par mois travaillé, quel que soit le temps de travail contractuel
• Des congés supplémentaires conventionnels
• Des congés de fractionnement

Pour l’employeur

• Sauf dispositions conventionnelles ou d’usage, l’employeur fixe l’ordre et la date des départs en fonction de certains critères.
• L’employeur peut fractionner les congés payés en cas de nécessité mais en respectant certaines dispositions

Les congés de fractionnement

Le fractionnement des 24 jours ouvrables principaux déclenche des congés supplémentaires. Ces derniers sont calculés en fonction du nombre de jours ouvrables, hors 5^ème semaine, pris après le 31 octobre de l’année. Quelques reports sont toutefois possibles en fonction des événements de la vie du contrat de travail du salarié (en cas de maladie, d’accident de travail, de rechute…)

Ce fractionnement ouvre droit à :

• 2 jours supplémentaires, si les congés pris hors période légale (1er mai - 31 octobre) sont de 6 jours minimums
• 1 jour supplémentaire, si les congés pris hors période légale sont compris entre 3 et 5 jours (9).

Le fractionnement nécessite l’accord de l’employeur et des salariés. En cas de renoncement aux jours de repos supplémentaires (à la demande du salarié), une renonciation écrite, expresse et non équivoque, doit être réalisée.

Congés non pris et report de congés

Le salarié dont le contrat de travail n’est pas rompu et qui, pour un motif ne résultant pas du fait de l’employeur, n’a pas pris de congé avant l’expiration de la période des congés, ne peut prétendre ni à une indemnité compensatrice de congés payés ni au report de ses congés.

Les exceptions à ce principe :
Doivent être reportés, les congés payés non pris des salariés de retour de :

• Congé maternité ou d’adoption
• Accident du travail ou maladie professionnelle
• Congé pour création d’entreprise ou congé sabbatique

Depuis un arrêt de la cour de cassation du 24/02/2009, le salarié dans l’impossibilité de prendre ses congés payés en raison d’un arrêt de travail pour maladie non professionnelle doit bénéficier du report de ses congés, même lorsqu’il reprend le travail une fois la période de prise de congés clôturée.

En cas d’arrêt maladie, le report des congés est possible dès lors que la maladie survient avant le début des congés. 

Il convient de réaliser avant le 31 mai de chaque année (si votre période annuelle est du 1^er juin au 31 mai) un inventaire des droits ou non à report.  Cet inventaire est à réaliser dans tous les cas avant le basculement des compteurs des droits acquis de la nouvelle période. 

Calendrier de communication des dates de congés payés

Comment justifier la prise des jours de congés payés et vous protéger en tant qu’employeur ?

Pour ce faire, vous pouvez mettre en place une organisation spécifique :

• En instaurant un système de planification des vacances
• En établissant une note de service demandant aux salariés de prendre leurs congés payés avant la date de fin de période
• En contrôlant régulièrement dans l’année la prise effective des congés payés
• En remettant à chaque fin d’année un état des congés pris et droits acquis à signer et à conserver par chacune des parties

La mise en place d’une plateforme de gestion RH peut permettre de faciliter la gestion des congés.

Vos droits et obligations clairement exposés, il vous incombe donc de les respecter et de les faire respecter sous peine de sanctions pénales et amendes pouvant aller de 26 € à 500 € par travailleur à l’égard duquel l’infraction a été commise.

Par ailleurs, la non prise des congés payés par le salarié peut remettre en cause votre obligation légale de résultat en matière de sécurité et vous contraindre à lui verser des dommages et intérêts en fonction du préjudice subi.

Nos équipes Expertise RH et sociale sont à votre disposition pour tout appui et conseil sur le sujet.