Piste d’audit fiable : cadre et enjeux

Les entreprises soumises à la TVA sont tenues de sécuriser l'ensemble de leurs flux de facturation et d'en assurer une parfaite traçabilité. Trois méthodes de sécurisation s’offrent à elles : la signature électronique qualifiée, l’EDI fiscal (échange de données informatisé) et la rédaction d’une documentation de piste d’audit fiable (PAF). Zoom sur cette dernière solution, instituée par la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010.

Objectifs de la piste d’audit fiable

La piste d’audit fiable repose sur un processus continu et intégré qui décrit de manière claire et exhaustive le cheminement des opérations (flux d’informations et financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives), ainsi que des contrôles mis en place.

Les objectifs de cette démarche sont les suivants :

• assurer l'authenticité de l’origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures ;
• maîtriser le fonctionnement du système d'émission, de transmission et de réception des factures ;
• garantir que les factures émises et reçues correspondent effectivement à des opérations réelles (livraisons de biens ou prestations de services).

Les contrôles permettent d’établir le lien entre une facture, un justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l'opération facturée.

Entreprises concernées

La piste d’audit fiable concerne toutes les entreprises n’ayant pas recours à l’EDI fiscal ou à la signature électronique qualifiée.

Il n’y a pas de notion de seuil, ni de critère de chiffres d’affaires, d’effectifs, de volumétrie de flux ou de moyens affectés. TPE, PME ou grands groupes, toutes les entreprises sont concernées.

Application pratique

Pour être fiable, la piste d’audit doit permettre de :

• reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation ;
• garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu ;
• justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de retomber, par un cheminement ininterrompu, à la facture et réciproquement.

L’existence d’une piste d’audit fiable est démontrée par la présence de contrôles documentés et permanents.

L’administration donne les objectifs, mais pas de modèle du contenu. Le niveau de détail attendu dépendra donc des critères suivants :

• taille de l’entreprise (chiffre d’affaires et effectifs) ;
• volumétrie des flux ;
• moyens affectés à la réalisation des contrôles (humains et financiers).

Une présentation orale assortie d’une démonstration concrète (comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux) pourra éventuellement suffire à la description des contrôles mis en place par une TPE. À l’inverse, les entités de taille relativement importante devront s’orienter vers une description narrative et/ou un workflow.

Enjeux et opportunités

La piste d’audit fiable permet à l’administration fiscale de prévenir les risques de fraude pesant sur la TVA et de sécuriser davantage le dispositif de facturation. À l’instar du FEC (Fichier des écritures comptables), la piste d’audit fiable doit être présentée au fisc en début de vérification.

En cas d’absence ou de défaut de fiabilité de la PAF, les sanctions peuvent être les suivantes :

• remise en cause de la TVA déduite pour les factures reçues (BOFIP 30-20-30-50 - § 80) ;
• remise en cause du caractère original de la facture émise : risque d’amende fiscale de 50 % du montant de la transaction (réduite à 5 % si régularisée dans les 30 jours - article 1737 I du CGI) ;
• remise en cause du caractère probant de la comptabilité :  évaluation d’office et fortes pénalités pouvant aller jusqu’à 100 % des sommes rappelées (articles 102 B et 74 du LPF) ;
• pénalités pour manquement délibéré.

Au-delà de l’obligation fiscale, la piste d’audit fiable est une véritable opportunité pour renforcer le contrôle interne de gestion des flux et améliorer le processus en place.

Par ailleurs, la réforme de la facturation électronique ne mettra pas fin à l’obligation de mettre en œuvre la PAF.