Comment mettre en place la facturation électronique dès demain en 5 actions clés ?

À compter du 1^er septembre 2026, la réforme de la facturation électronique entrera en vigueur et s’imposera progressivement aux entreprises établies en France. Cette dernière demandera de nouvelles obligations pour les entreprises avec l’émission et la réception de leurs factures au format électronique.

Plus qu’un simple changement d’outil, la réforme de la facturation électronique est une transformation organisationnelle et humaine qui impacte les processus et le capital humain de votre entreprise (TPE, PME, ETI…). Il est nécessaire d'embarquer et de mobiliser les équipes dans cette transformation.

Ce guide présente les cinq actions clés à mettre en œuvre dès demain pour prendre les devants et vous préparer efficacement à cette réforme de la facturation électronique.

1. Impliquez vos collaborateurs dans le passage à la facturation électronique

La première étape pour réussir votre transition vers la facturation électronique est d’impliquer l’ensemble des collaborateurs concernés :

• Direction générale : Prise de décisions stratégiques et allocation des ressources
• Service comptable : Choix de la solution, configure le système et forme les équipes
• Service informatique : Gestion des aspects techniques, intégration avec les autres systèmes et sécurité des données
• Service juridique : Assurance de la conformité légale
• Service achat : Réception et traitement des factures électroniques
• Ressources humaines : Gestion de la formation des équipes à la nouvelle solution

Il est essentiel de comprendre les nouvelles obligations réglementaires, de fixer des échéances internes en fonction des contraintes de votre entreprise et de bien identifier les formats de factures à adopter.

Autre élément crucial : clarifier comment ces factures électroniques seront reçues, traitées et archivées, notamment via l'annuaire national des entreprises.

2. Analysez vos outils existants et anticipez les besoins futurs de votre entreprise

Un audit de votre système d'information actuel est incontournable. Il permettra d’évaluer si ce dernier répond aux exigences de la réforme de la facturation électronique.

• Dans le cas ou votre entreprise ne dispose pas encore d’outils de gestion des achats ou des ventes digitalisés, il pourrait être judicieux de réaliser une étude de faisabilité pour intégrer ces outils.

L’analyse de vos outils doit également inclure la fiabilité des données actuelles et la capacité de vos systèmes à intégrer les nouvelles obligations de la facturation électronique sur le reporting et la transmission des factures.

3. Documentez vos processus métiers en lien avec la facturation électronique

Documenter les processus d’achats, de vente et de déclaration de TVA de votre entreprise est une étape cruciale pour identifier vos points faibles ainsi que vos axes d'amélioration.

Il est important de s’assurer que chaque étape est bien maîtrisée par vos équipes et que les processus sont clairement définis et centralisés : cela inclut la validation des factures et la gestion des cas d'usage spécifiques (ex : multi-livraisons et notes de frais), qui devront être adaptés aux nouvelles exigences de la réforme de la facturation électronique.

4. Analysez votre écosystème clients-fournisseurs

Il est essentiel de comprendre comment vos partenaires commerciaux se préparent à cette réforme de la facturation électronique.

• Identifiez les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) qu’ils comptent utiliser et assurez-vous que votre système pourra interagir efficacement avec ces plateformes.
• Anticipez les choix stratégiques de vos partenaires majeurs pour synchroniser vos projets de mise en conformité.

5. Organisez le projet de passage à la facturation électronique en mode collaboratif

La clé d’une mise en place réussie de la facturation électronique au sein de votre entreprise réside dans une gestion de projet structurée : constituez une équipe multidisciplinaire comprenant des experts internes et externes et ainsi pouvoir couvrir tous les aspects de ce projet :

• Choix des outils
• Paramétrage des systèmes
• Gestion des données
• Formation des collaborateurs

Désigner un chef de projet dédié à la facturation électronique permettra de coordonner les efforts et de maintenir la dynamique, jusqu'à la date limite de conformité.

Conclusion : un processus de dématérialisation à anticiper

La transition vers la facturation électronique est un projet d’envergure qui nécessite une préparation méthodique et anticipée.

En suivant ces cinq actions, vous pourrez non seulement vous conformer aux nouvelles exigences, mais également tirer profit des opportunités offertes par la digitalisation des processus financiers !

Pour plus d'informations sur la réforme de la facturation électronique et pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans cette transition, n'hésitez pas à contacter les experts Baker Tilly.