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Depuis le 8 août 2016, la loi autorise l’employeur à procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique. Si cette démarche présente de nombreux avantages pour le salarié comme pour l’employeur, sa mise en place requiert le respect d’un certain nombre d’obligations.
Force est de constater que la digitalisation du bulletin de paie offre de nombreux avantages pour les salariés :
- Conservation sans limitation de durée des bulletins de paie ;
- Accès facilité à tout instant à ces documents ;
- Réédition facile et rapide ;
- Opposabilité du bulletin dématérialisé (comme son homologue papier) notamment auprès des organismes sociaux.
Au-delà de la gestion des seules variables de paie, qui sont de plus en plus nombreuses et de plus en plus difficiles à appréhender dans les différents secteurs d’activité, la distribution des bulletins de paie au format papier est particulièrement chronophage pour les équipes (impression, pliage, affranchissement, envoi, etc.). En mettant en place la digitalisation des bulletins, l’entreprise gagne du temps, et donc de l’argent en permettant au service en charge de ces missions, d’exécuter d’autres tâches plus stratégiques.
La dématérialisation du bulletin de paie permet également de renforcer la sécurité de ces informations sensibles. L’accès des bulletins de paie via un coffre-fort sécurisé limite les risques de perte ou de vol de ces données (par rapport aux documents papier).
L’impact environnemental de ce procédé n’est pas non plus négligeable : avec l’édition digitale du bulletin de paie, plus besoin d’imprimer les fiches de paie.
La mise en place des bulletins de paie dématérialisés doit respecter certaines obligations, notamment :
- L’information des salariés : l’employeur doit informer ses salariés de la mise en place du processus de digitalisation du bulletin de paie dans un délai d’un mois avant la remise du premier bulletin de paie en ligne.
- La conservation des documents : la réglementation impose la conservation du bulletin par l’employeur pendant une durée de 50 années ou jusqu’à l’âge de départ à la retraite du salarié, augmenté de 5 années.
- La garantie de l'intégrité et de la confidentialité : pour respecter la réglementation RGPD, l’employeur doit mettre en place des mesures de sécurité appropriées garantissant l'intégrité et la confidentialité des données présentes dans les bulletins de paie électroniques. Les bulletins peuvent être, pour ce faire, conservés au sein d’un coffre-fort électronique.
Si l’employeur n’est plus tenu de demander l’accord du salarié pour engager la dématérialisation des bulletins de paie, ce dernier peut, sur demande, continuer à recevoir son bulletin de salaire en version papier. Il peut manifester ce souhait à tout moment, même une fois la dématérialisation des bulletins en place dans l’entreprise et doit pouvoir obtenir satisfaction dans les trois mois qui suivent sa demande.
Vous avez besoin de conseil et d’appui pour mettre en œuvre la dématérialisation des bulletins de paie au sein de votre entreprise ? N’hésitez pas à vous rapprocher de votre contact habituel Baker Tilly ou à contacter nos équipes RH spécialisées.
